Ausführliche Anleitung

Benutzerhandbuch

Unser Benutzerhandbuch erläutert alle Funktionen des Portals und erklärt Schritt für Schritt, wie Sie sich sicher registrieren und anmelden. Klicken Sie sich hier durch die einzelnen Kapitel.

Inhaltsverzeichnis

  • 1. Einleitung
  • 2. Überblick
    • 2.1. Was ist das Ärzteportal?
    • 2.2. Wie funktioniert das Ärzteportal?
    • 2.3. Der Patient entscheidet
  • 3. Registrierung
    • 3.1. Schritt 1: Benutzerkonto anlegen
    • 3.2. Schritt 2: Passwort festlegen
    • 3.3. Schritt 3: Helios Safe App einrichten
    • 3.4. Schritt 4: Identität feststellen
    • 3.5. Schritt 5: Arztdaten eingeben
    • 3.6. Schritt 6: Praxisdaten eingeben
    • 3.7. Schritt 7: Praxiszuordnung bestätigen
  • 4. Anmeldung und Zwei-Faktor-Authentifizierung
  • 5. Ärzteportal Oberfläche
  • 6. Benutzerkonto
    • 6.1. Arztdaten ändern
    • 6.2. Praxisdaten ändern
    • 6.3. E-Mail-Adresse ändern
    • 6.4. Passwort ändern
    • 6.5. Benutzerkonto löschen
    • 6.6. Helios Safe App sperren/wiederherstellen
      • Sperrung
      • Wiederherstellung
  • 7. Datenschutz und -sicherheit

1. Einleitung

Im Helios Ärzteportal für Ihre Praxis stellen wir Ihnen medizinische Daten, Befunde und Behandlungsergebnisse Ihrer stationär und/oder ambulant behandelten Patienten in elektronischer Form zur Verfügung.

Über das Portal können Sie Entlassbriefe, Operationsberichte, Labor-, Radiologie- und sonstige Befunde sowie Röntgenbilder abrufen.

Dieses Benutzerhandbuch gibt Ihnen einen Überblick über das Portal und erklärt Schritt für Schritt, wie Sie sich sicher registrieren, anmelden und Ihr Konto verwalten können.

Was Sie im Benutzerhandbuch erfahren:

1. Überblick über das Helios Ärzteportal

2. So sieht der Anmeldeprozess im Ärzteportal aus: Registrierung, Helios Safe App einrichten, Identitätsfeststellung, Arzt-/Praxisdaten eingeben

3. Welche Funktionen zur Kontoverwaltung bietet Ihnen das Ärzteportal?

4. Welches Datenschutz- und Sicherheitskonzept steckt dahinter?

Im Ärzteportal finden Sie am Fuß jeder Hauptseite einen Link auf den ‚Hilfe und Support‘-Bereich, in dem Sie neben diesem Benutzerhandbuch eine Sammlung von häufig gestellten Fragen (FAQ), eine Übersicht aller an das Ärzteportal angeschlossenen Kliniken und ein Kontaktformular für Fragen, die Sie zu den Funktionalitäten und zum Login haben, finden.

2. Überblick

2.1. Was ist das Ärzteportal?

Das Helios Ärzteportal ist ein Angebot für mit Helios Einrichtungen kooperierende Niedergelassene Ärzte (Hausärzte, Fachärzte, Einweiser, Nachbehandelnde etc.), welches diesen medizinische Daten wie Befunde, Arztbriefe, Laborwerte, Diagnosen, Prozeduren (Behandlungsdaten) der von ihnen behandelten Patienten in elektronischer Form zur Verfügung stellt.

Über das Portal können teilnehmende Ärzte diese Behandlungsdaten abrufen.

Teilnehmende Ärzte erhalten mit Hilfe des Ärzteportals aktuellere und ausführlichere Informationen zu ihren Patienten. Die Daten können in das jeweilige Praxissystem eingebunden werden. So ist es ihnen möglich, zu jeder Zeit und schnell auf die stationären Behandlungsdaten der von ihnen behandelten Patienten zuzugreifen. Die Therapie geht so fließender, zügiger und individueller vom stationären in den ambulanten Bereich über.

Die Nutzung des Helios Ärzteportals erfolgt kostenfrei für die teilnehmenden Ärzte - bis auf die Gebühren, die durch die Nutzung der Internetverbindung entstehen.

2.2. Wie funktioniert das Ärzteportal?

Um das Ärzteportal zu nutzen, wird lediglich ein PC-Arbeitsplatz mit Internetzugang sowie ein Smartphone benötigt. Darüber hinaus sind keine technischen Systemvoraussetzungen zu erfüllen. Am Computer sind – Internetzugang vorausgesetzt – keinerlei Veränderungen erforderlich.
Das Helios Ärzteportal ist eine webbasierte Portallösung. Sie funktioniert über das Internet. Zum Aufruf genügt die Eingabe der folgenden Adresse in die Adresszeile des Browsers:
aerzte.helios-gesundheit.de

2.3. Der Patient entscheidet

Ob der Zugriff auf Daten und Befunde freigegeben wird, entscheidet der Patient selbst. Patienten können hierfür im Helios Patientenportal detailliert festlegen, welche einzelnen Ärzte in welchem Umfang und für welche Dauer Zugriff auf ihre Behandlungsinformationen haben dürfen.

Voraussetzung ist auf Seiten der Patienten, dass diese registrierte Benutzer des Patientenportals sind und die Freischaltung der Datenkommunikation aus den jeweiligen Helios-Einrichtungen vorgenommen haben.

Den Patienten steht im Patientenportal ein Bereich zur Verwaltung der Ärzte, denen sie eine Zugriffsberechtigung erteilen wollen, bzw. erteilt haben, zur Verfügung.

Über eine Suchfunktion kann der gewünschte Arzt vom Patienten ausgewählt werden und diesem dann detailliert die gewünschten Berechtigungen (Art, Umfang und Dauer) erteillt werden.

Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie im Online-Benutzerhandbuch des Patientenportals:

www.helios-gesundheit.de/patientenportal/hilfe-und-support/benutzerhandbuch/

Art, Umfang und Dauer des Zugriffs können vom Patienten jederzeit angepasst werden und bestehende Berechtigungen können auch jederzeit entzogen werden.

3. Registrierung

In sieben Schritten richten Sie Ihr Benutzerkonto ein, mit dem Sie Zugriff auf sämtliche Funktionen und Daten im Ärzteportal erhalten:

  1. Benutzerkonto anlegen
  2. Passwort festlegen
  3. Helios Safe App einrichten
  4. Identität feststellen
  5. Arztdaten eingeben
  6. Praxisdaten eingeben
  7. Praxiszuordnung bestätigen

3.1. Schritt 1: Benutzerkonto anlegen

Rufen Sie das Ärzteportal unter ‚aerzte.helios-gesundheit.de‘ auf. Klicken Sie auf den Button ‚Registrieren‘.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse, um die Registrierung durchführen und um mit Ihnen in Kontakt treten zu können.
Lesen Sie sich bitte sorgfältig die Nutzungsbedingungen und Hinweise zum Datenschutz durch und bestätigen Sie bei Einverständnis mit Anklicken des entsprechenden Kästchens! Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
Im nächsten Schritt aktivieren Sie bitte Ihr Benutzerkonto durch Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse.
Hierzu wurde eine E-Mail an die von Ihnen zuvor angegebene E-Mail-Adresse gesendet (diese kann eventuell auch im SPAM-Ordner gelandet sein), welche einen Aktivierungscode enthält, den Sie in das hierzu vorgesehene Feld eingeben (per Copy and Paste oder bequemer durch Anklicken des ‚Benutzerkonto aktivieren‘ Buttons in der E-Mail).
Schließen Sie die Anlage Ihres Kontos ab, indem Sie auf ‚Weiter‘ klicken.

3.2. Schritt 2: Passwort festlegen

Im nächsten Schritt legen Sie bitte Ihr Passwort fest. Wählen Sie ein Passwort mit 8-50 Zeichen. Erforderlich sind jeweils mindestens ein Groß- und ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen laut Liste. Dies sorgt dafür, dass Ihr Passwort möglichst sicher ist. Die Erfüllung der jeweiligen Kriterien wird Ihnen durch die grünen Häkchen angezeigt.

Wenn Sie ein gültiges Passwort festgelegt haben, klicken Sie auf „Weiter“., installieren Sie bitte im nächsten Schritt einen wichtigen Schutzmechanismus: die Helios Safe App.

3.3. Schritt 3: Helios Safe App einrichten

Für den Zugang zu sensiblen Daten Ihres Benutzerkontos, bzw. um auf Behandlungsdaten Ihrer Patienten zugreifen zu können, benötigen Sie neben Ihrem Passwort einen weiteren Code, der von der kostenlosen Helios Safe App auf Ihrem Smartphone erzeugt wird. Diese sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung (‚2FA‘) ist heute Standard, etwa beim Online-Banking oder beim Einkaufen im Internet.

So aktivieren Sie die Helios Safe App:

Nach der erfolgreich abgeschlossenen Registrierung an (siehe Schritt 1 und 2) melden Sie sich nun bitte am Ärzteportal an. Sie werden automatisch zur Registrierungsübersicht weitergeleitet, welche die bereits abgeschlossenen und die weiteren Registrierungsschritte auflistet.

Wählen Sie die ‚Weiter‘-Schaltfläche bei Schritt 3 und nochmals ‚Weiter‘ und laden Sie die Helios Safe App kostenlos im Apple Store (für iOS) oder bei Google Play (für Android) herunter und folgen Sie den Installationsanweisungen. Klicken Sie ‚Aktivierung durchführen‘ im Browser.

Anmerkung: Wenn Sie bereits vollständig registrierter Benutzer des Helios Patientenportals sind, entfällt der Download der Helios Safe App. In diesem Fall wird lediglich die nachfolgend geschilderte Verknüpfung des zweiten Faktors durchgeführt, was dazu führt, dass die Helios Safe App je ein Arzt- und Patientenkonto führt.

Auf der folgenden Seite werden Ihnen die notwendigen Informationen für die Verknüpfung des zweiten Faktors mit Ihrem Benutzerkonto angezeigt.

Für die Verknüpfung gibt es zwei Optionen:

1. Konto via QR-Code verknüpfen

   o    Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit der Helios Safe App ein.

2. Konto manuell verknüpfen

   o    Öffnen Sie die App auf Ihrem Smartphone und klicken Sie unten rechts auf „Mehr“. Anschließend auf den Eintrag „Konto manuell verknüpfen“

   o    Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse und den angezeigten Aktivierungscode ein und klicken Sie oben rechts auf ‚Weiter‘.

Bitte notieren Sie unbedingt den Wiederherstellungscode, der jetzt angezeigt wird, und bewahren Sie ihn an sicherer Stelle auf! Der Code wird beispielsweise bei einem Wechsel des Smartphones benötigt.

Damit wurde die Verknüpfung durchgeführt und die App ist anschließend einsatzbereit. Unter ‚Konten‘ in der App finden Sie einen Schlüsselanhänger mit Ihrer E-Mail-Adresse. Dieser Eintrag stellt die Verknüpfung zu Ihrem Benutzerkonto im Ärzteportal dar.

Mit Klick auf ‚Zum Benutzerkonto‘ wird wieder die Registrierungsübersicht aufgerufen

3.4 Schritt 4: Identität feststellen

Zur Feststellung Ihrer Identität müssen wir Sie als Person identifizieren. Dies wird über eines der POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post sichergestellt.

Von den eingegebenen Daten werden lediglich Ihr Vor- und Nachname im Ärzteportal gespeichert, damit Ihre Patienten Sie später finden können.

Die an die Deutsche Post übermittelten Daten dienen ausschließlich zur Identifizierung bzw. Verhinderung von Betrugsfällen und werden dort nicht dauerhaft gespeichert oder weitergegeben.
Bitte füllen Sie folgende persönlichen Daten aus:

•    Anrede

•    Namensdaten

•    Geburtsdatum

•    Mobiltelefon-Nummer (für SMS-Bestätigungen beim Videochat-Verfahren)

•    Adressdaten (Ihre im Personalausweis oder Reisepass eingetragenen Meldeadresse)

Für die Identifizierungsverfahren gelten folgende Voraussetzungen:

Für alle Verfahren benötigen Sie ein gültiges Ausweisdokument mit Lichtbild; also Personalausweis, Reisepass oder eine dem deutschen Personalausweis entsprechende ausländische Identitätskarte. Für die Online-Verfahren müssen diese über optische, bzw. holografische Sicherheitsmerkmale verfügen.

Foto- und Videochat-Identifizierung als Online-Verfahren können entweder mittels Web-Anwendung (im Browser) am Rechner oder per Smartphone-App (Android, iOS) durchgeführt werden.

Für die Nutzung der Web-Anwendungen ist das Vorhandensein einer Webcam und im Falle des Videochat-Verfahrens auch ein Mikrofon und ein Mobiltelefon (für den SMS-TAN-Empfang) Voraussetzung.

Wir empfehlen das Videochat-Verfahren mittels Smartphone-App. Dieses Verfahren setzt keine weitere Hardware voraus, durch den direkten Kontakt erfolgt eine effiziente Lenkung mit direktem Feedback und führt in wenigen Minuten zur erfolgreichen Identifizierung (was eine zeitnahe Fortsetzung des Registrierungsprozesses ermöglicht).

Über die erfolgreiche Feststellung Ihrer Identität werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

 

3.5 Schritt 5: Arztdaten eingeben

Zur Feststellung Ihrer Identität müssen wir Sie als Person identifizieren. Dies wird über eines der POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post sichergestellt.

Von den eingegebenen Daten werden lediglich Ihr Vor- und Nachname im Ärzteportal gespeichert, damit Ihre Patienten Sie später finden können.

Wie bewerten Sie die Nutzung des Helios Ärzteportals?

Wir sind bemüht, das Ärzteportal kontinuierlich zu verbessern, um Ihnen den bestmöglichen Service zu bieten. Daher sind wir sehr an Ihrem Feedback zum Ärzteportal interessiert. Hat Ihnen etwas nicht gefallen? Wie bewerten Sie die Nutzung des Ärzteportals? Wir würden uns freuen, wenn Sie uns Ihre persönliche Meinung über unser Support-Formular mitteilen. Vielen Dank!