Benutzerhandbuch

• 1. Einleitung
• 2. Überblick
  • 2.1. Was ist das Ärzteportal?
  • 2.2. Wie funktioniert das Ärzteportal?
  • 2.3. Der Patient entscheidet
• 3. Registrierung
  • 3.1. Schritt 1: Benutzerkonto anlegen
  • 3.2. Schritt 2: Passwort festlegen
  • 3.3. Schritt 3: Helios Safe App einrichten
  • 3.4. Schritt 4: Identität feststellen
  • 3.5. Schritt 5: Arztdaten eingeben
  • 3.6. Schritt 6: Praxisdaten eingeben
  • 3.7. Schritt 7: Praxiszuordnung bestätigen
• 4. Anmeldung und Zwei-Faktor-Authentifizierung
• 5. Ärzteportal Oberfläche
• 6. Benutzerkonto
  • 6.1. Arztdaten ändern
  • 6.2. Praxisdaten ändern
  • 6.3. E-Mail-Adresse ändern
  • 6.4. Passwort ändern
  • 6.5. Benutzerkonto löschen
  • 6.6. Helios Safe App sperren/wiederherstellen
    • Sperrung
    • Wiederherstellung
• 7. Datenschutz und -sicherheit

1. Einleitung

Im Helios Ärzteportal für Ihre Praxis stellen wir Ihnen medizinische Daten, Befunde und Behandlungsergebnisse Ihrer stationär und/oder ambulant behandelten Patienten in elektronischer Form zur Verfügung.

Über das Portal können Sie Entlassbriefe, Operationsberichte, Labor-, Radiologie- und sonstige Befunde sowie Röntgenbilder abrufen.

Dieses Benutzerhandbuch gibt Ihnen einen Überblick über das Portal und erklärt Schritt für Schritt, wie Sie sich sicher registrieren, anmelden und Ihr Konto verwalten können.

Was Sie im Benutzerhandbuch erfahren:

1. Überblick über das Helios Ärzteportal

2. So sieht der Anmeldeprozess im Ärzteportal aus: Registrierung, Helios Safe App einrichten, Identitätsfeststellung, Arzt-/Praxisdaten eingeben

3. Welche Funktionen zur Kontoverwaltung bietet Ihnen das Ärzteportal?

4. Welches Datenschutz- und Sicherheitskonzept steckt dahinter?

Im Ärzteportal finden Sie am Fuß jeder Hauptseite einen Link auf den ‚Hilfe und Support‘-Bereich, in dem Sie neben diesem Benutzerhandbuch eine Sammlung von häufig gestellten Fragen (FAQ), eine Übersicht aller an das Ärzteportal angeschlossenen Kliniken und ein Kontaktformular für Fragen, die Sie zu den Funktionalitäten und zum Login haben, finden.

2. Überblick

2.1. Was ist das Ärzteportal?

Das Helios Ärzteportal ist ein Angebot für mit Helios Einrichtungen kooperierende Niedergelassene Ärzte (Hausärzte, Fachärzte, Einweiser, Nachbehandelnde etc.), welches diesen medizinische Daten wie Befunde, Arztbriefe, Laborwerte, Diagnosen, Prozeduren (Behandlungsdaten) der von ihnen behandelten Patienten in elektronischer Form zur Verfügung stellt.

Über das Portal können teilnehmende Ärzte diese Behandlungsdaten abrufen.

Teilnehmende Ärzte erhalten mit Hilfe des Ärzteportals aktuellere und ausführlichere Informationen zu ihren Patienten. Die Daten können in das jeweilige Praxissystem eingebunden werden. So ist es ihnen möglich, zu jeder Zeit und schnell auf die stationären Behandlungsdaten der von ihnen behandelten Patienten zuzugreifen. Die Therapie geht so fließender, zügiger und individueller vom stationären in den ambulanten Bereich über.

Die Nutzung des Helios Ärzteportals erfolgt kostenfrei für die teilnehmenden Ärzte - bis auf die Gebühren, die durch die Nutzung der Internetverbindung entstehen.

2.2. Wie funktioniert das Ärzteportal?

Um das Ärzteportal zu nutzen, wird lediglich ein PC-Arbeitsplatz mit Internetzugang sowie ein Smartphone benötigt. Darüber hinaus sind keine technischen Systemvoraussetzungen zu erfüllen. Am Computer sind – Internetzugang vorausgesetzt – keinerlei Veränderungen erforderlich.
Das Helios Ärzteportal ist eine webbasierte Portallösung. Sie funktioniert über das Internet. Zum Aufruf genügt die Eingabe der folgenden Adresse in die Adresszeile des Browsers:
aerzte.helios-gesundheit.de

2.3. Der Patient entscheidet

Ob der Zugriff auf Daten und Befunde freigegeben wird, entscheidet der Patient selbst. Patienten können hierfür im Helios Patientenportal detailliert festlegen, welche einzelnen Ärzte in welchem Umfang und für welche Dauer Zugriff auf ihre Behandlungsinformationen haben dürfen.

Voraussetzung ist auf Seiten der Patienten, dass diese registrierte Benutzer des Patientenportals sind und die Freischaltung der Datenkommunikation aus den jeweiligen Helios-Einrichtungen vorgenommen haben.

Den Patienten steht im Patientenportal ein Bereich zur Verwaltung der Ärzte, denen sie eine Zugriffsberechtigung erteilen wollen, bzw. erteilt haben, zur Verfügung.

Über eine Suchfunktion kann der gewünschte Arzt vom Patienten ausgewählt werden und diesem dann detailliert die gewünschten Berechtigungen (Art, Umfang und Dauer) erteillt werden.

Eine detaillierte Beschreibung der Funktionen finden Sie im Online-Benutzerhandbuch des Patientenportals:

www.helios-gesundheit.de/patientenportal/hilfe-und-support/benutzerhandbuch/

Art, Umfang und Dauer des Zugriffs können vom Patienten jederzeit angepasst werden und bestehende Berechtigungen können auch jederzeit entzogen werden.

3. Registrierung

In sieben Schritten richten Sie Ihr Benutzerkonto ein, mit dem Sie Zugriff auf sämtliche Funktionen und Daten im Ärzteportal erhalten:

1. Benutzerkonto anlegen
2. Passwort festlegen
3. Helios Safe App einrichten
4. Identität feststellen
5. Arztdaten eingeben
6. Praxisdaten eingeben
7. Praxiszuordnung bestätigen

3.1. Schritt 1: Benutzerkonto anlegen

Rufen Sie das Ärzteportal unter ‚aerzte.helios-gesundheit.de‘ auf. Klicken Sie auf den Button ‚Registrieren‘.
Geben Sie Ihre E-Mail-Adresse ein. Wir benötigen Ihre E-Mail-Adresse, um die Registrierung durchführen und um mit Ihnen in Kontakt treten zu können.
Lesen Sie sich bitte sorgfältig die Nutzungsbedingungen und Hinweise zum Datenschutz durch und bestätigen Sie bei Einverständnis mit Anklicken des entsprechenden Kästchens! Klicken Sie auf ‚Weiter‘.
Im nächsten Schritt aktivieren Sie bitte Ihr Benutzerkonto durch Bestätigung Ihrer E-Mail-Adresse.
Hierzu wurde eine E-Mail an die von Ihnen zuvor angegebene E-Mail-Adresse gesendet (diese kann eventuell auch im SPAM-Ordner gelandet sein), welche einen Aktivierungscode enthält, den Sie in das hierzu vorgesehene Feld eingeben (per Copy and Paste oder bequemer durch Anklicken des ‚Benutzerkonto aktivieren‘ Buttons in der E-Mail).
Schließen Sie die Anlage Ihres Kontos ab, indem Sie auf ‚Weiter‘ klicken.

3.2. Schritt 2: Passwort festlegen

Im nächsten Schritt legen Sie bitte Ihr Passwort fest. Wählen Sie ein Passwort mit 8-50 Zeichen. Erforderlich sind jeweils mindestens ein Groß- und ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen laut Liste. Dies sorgt dafür, dass Ihr Passwort möglichst sicher ist. Die Erfüllung der jeweiligen Kriterien wird Ihnen durch die grünen Häkchen angezeigt.

Wenn Sie ein gültiges Passwort festgelegt haben, klicken Sie auf „Weiter“., installieren Sie bitte im nächsten Schritt einen wichtigen Schutzmechanismus: die Helios Safe App.

3.3. Schritt 3: Helios Safe App einrichten

Für den Zugang zu sensiblen Daten Ihres Benutzerkontos, bzw. um auf Behandlungsdaten Ihrer Patienten zugreifen zu können, benötigen Sie neben Ihrem Passwort einen weiteren Code, der von der kostenlosen Helios Safe App auf Ihrem Smartphone erzeugt wird. Diese sogenannte Zwei-Faktor-Authentifizierung (‚2FA‘) ist heute Standard, etwa beim Online-Banking oder beim Einkaufen im Internet.

So aktivieren Sie die Helios Safe App:

Nach der erfolgreich abgeschlossenen Registrierung an (siehe Schritt 1 und 2) melden Sie sich nun bitte am Ärzteportal an. Sie werden automatisch zur Registrierungsübersicht weitergeleitet, welche die bereits abgeschlossenen und die weiteren Registrierungsschritte auflistet.

Wählen Sie die ‚Weiter‘-Schaltfläche bei Schritt 3 und nochmals ‚Weiter‘ und laden Sie die Helios Safe App kostenlos im Apple Store (für iOS) oder bei Google Play (für Android) herunter und folgen Sie den Installationsanweisungen. Klicken Sie ‚Aktivierung durchführen‘ im Browser.

Anmerkung: Wenn Sie bereits vollständig registrierter Benutzer des Helios Patientenportals sind, entfällt der Download der Helios Safe App. In diesem Fall wird lediglich die nachfolgend geschilderte Verknüpfung des zweiten Faktors durchgeführt, was dazu führt, dass die Helios Safe App je ein Arzt- und Patientenkonto führt.

Auf der folgenden Seite werden Ihnen die notwendigen Informationen für die Verknüpfung des zweiten Faktors mit Ihrem Benutzerkonto angezeigt.

Für die Verknüpfung gibt es zwei Optionen:

1. Konto via QR-Code verknüpfen

   o    Scannen Sie den angezeigten QR-Code mit der Helios Safe App ein.

2. Konto manuell verknüpfen

   o    Öffnen Sie die App auf Ihrem Smartphone und klicken Sie unten rechts auf „Mehr“. Anschließend auf den Eintrag „Konto manuell verknüpfen“

   o    Geben Sie nun Ihre E-Mail-Adresse und den angezeigten Aktivierungscode ein und klicken Sie oben rechts auf ‚Weiter‘.

Bitte notieren Sie unbedingt den Wiederherstellungscode, der jetzt angezeigt wird, und bewahren Sie ihn an sicherer Stelle auf! Der Code wird beispielsweise bei einem Wechsel des Smartphones benötigt.

Damit wurde die Verknüpfung durchgeführt und die App ist anschließend einsatzbereit. Unter ‚Konten‘ in der App finden Sie einen Schlüsselanhänger mit Ihrer E-Mail-Adresse. Dieser Eintrag stellt die Verknüpfung zu Ihrem Benutzerkonto im Ärzteportal dar.

Mit Klick auf ‚Zum Benutzerkonto‘ wird wieder die Registrierungsübersicht aufgerufen

3.4 Schritt 4: Identität feststellen

Zur Feststellung Ihrer Identität müssen wir Sie als Person identifizieren. Dies wird über eines der POSTIDENT-Verfahren der Deutschen Post sichergestellt.

Von den eingegebenen Daten werden lediglich Ihr Vor- und Nachname im Ärzteportal gespeichert, damit Ihre Patienten Sie später finden können.

Die an die Deutsche Post übermittelten Daten dienen ausschließlich zur Identifizierung bzw. Verhinderung von Betrugsfällen und werden dort nicht dauerhaft gespeichert oder weitergegeben.
Bitte füllen Sie folgende persönlichen Daten aus:

•    Anrede

•    Namensdaten

•    Geburtsdatum

•    Mobiltelefon-Nummer (für SMS-Bestätigungen beim Videochat-Verfahren)

•    Adressdaten (Ihre im Personalausweis oder Reisepass eingetragenen Meldeadresse)

Für die Identifizierungsverfahren gelten folgende Voraussetzungen:

Für alle Verfahren benötigen Sie ein gültiges Ausweisdokument mit Lichtbild; also Personalausweis, Reisepass oder eine dem deutschen Personalausweis entsprechende ausländische Identitätskarte. Für die Online-Verfahren müssen diese über optische, bzw. holografische Sicherheitsmerkmale verfügen.

Foto- und Videochat-Identifizierung als Online-Verfahren können entweder mittels Web-Anwendung (im Browser) am Rechner oder per Smartphone-App (Android, iOS) durchgeführt werden.

Für die Nutzung der Web-Anwendungen ist das Vorhandensein einer Webcam und im Falle des Videochat-Verfahrens auch ein Mikrofon und ein Mobiltelefon (für den SMS-TAN-Empfang) Voraussetzung.

Wir empfehlen das Videochat-Verfahren mittels Smartphone-App. Dieses Verfahren setzt keine weitere Hardware voraus, durch den direkten Kontakt erfolgt eine effiziente Lenkung mit direktem Feedback und führt in wenigen Minuten zur erfolgreichen Identifizierung (was eine zeitnahe Fortsetzung des Registrierungsprozesses ermöglicht).

Über die erfolgreiche Feststellung Ihrer Identität werden Sie per E-Mail benachrichtigt.

3.5 Schritt 5: Arztdaten eingeben

Nach der Bestätigung Ihrer Identität erhalten Sie eine entsprechende Benachrichtigung per E-Mail und können mit der Eingabe Ihrer Arztdaten fortfahren. Dies sind:

• Lebenslange Arztnummer LANR (für rein privatärztlich tätige Ärzte, Bundeswehrärzte, Zahnärzte ohne LANR ist hier 999999900 zu verwenden)
• Akademischer Titel (ggf. mehrere Titel)
• Fachgebiete (hier können auch mehrere Fachgebiete ausgewählt werden)

Nach der Eingabe der Arztdaten und Klick auf „Weiter“ werden Sie wieder zur Registrierungsübersicht geleitet.

3.6 Schritt 6: Praxisdaten eingeben

Um sich einer Praxis zuzuordnen, geben Sie hier bitte die Adressdaten, also mindestens die Postleitzahl [verpflichtende Angabe], die Straße mit Hausnummer und den Ort Ihrer Praxis ein und klicken Sie auf „Praxis suchen“.

Im folgenden Bildschirm werden dann alle den zuvor eingegebenen Suchkriterien entsprechenden Praxen in einer Liste aufgeführt.

Wenn Ihre/die Praxis in der Ergebnisliste erscheint, genügt es, wenn Sie diese in der Liste anklicken, um die Zuordnung zur Praxis vorzunehmen (der Praxis wird hierbei automatisch ein Brief mit einem Code zur Bestätigung der Zuordnung zugesendet).  Sie werden dann zur Registrierungsübersicht geleitet und können im finalen Schritt die Zuordnung bestätigen.

Wenn sich Ihre/die gewünschte Praxis hingegen nicht unter den Suchergebnissen findet, können Sie mit Klick auf die Schaltfläche „Neue Praxis anlegen“ die Daten Ihrer/der Praxis im System hinterlegen

Einzugeben sind folgende Daten:

• Betriebsstättennummer(BSNR (für rein privatärztlich tätige Ärzte, Bundeswehrärzte, Zahnärzte ohne BSNR ist hier 179999900 zu verwenden)
• Praxisname (beschreibende Bezeichnung)
• Adressdaten (hier sind die von Ihnen zuvor genutzten Suchkriterien bereits vorgegeben)

Nach der Eingabe der Daten und erfolgreicher Anlage der Praxis (der Praxis wird hierbei automatisch ein Brief mit einem Code zur Bestätigung der Zuordnung zugesendet) werden Sie zur Registrierungsübersicht geleitet und können im finalen Schritt die Zuordnung der Praxis bestätigen.

3.7 Schritt 7: Praxiszuordnung bestätigen

Mit dem Abschluss der Praxiszuordnung im letzten Schritt wurde ein Bestätigungscode per Post an die zugeordnete Praxis versendet.

Nach der Zustellung des Schreibens ist der Bestätigungscode dann im entsprechenden Feld einzugeben.

Hiermit ist die Registrierung im Ärzteportal erfolgreich abgeschlossen und Sie können sich nunmehr im Portal anmelden und das Portal nutzen.

Nach Bestätigung der Meldung werden Sie auf den Bereich Ihres Benutzerkontos im Ärzteportal weitergeleitet, welcher im übernächsten Abschnitt detailliert beschrieben wird.

4. Anmeldung und Zwei-Faktor-Authentifizierung

Das Helios Ärzteportal bietet den Zugang zu medizinischen Daten von Patienten und um allen Anforderungen aus den Bereichen Datenschutz und Informationssicherheit gerecht zu werden, ist der Zugang zum Ärzteportal daher grundsätzlich mehrstufig abgesichert.

Als registrierter Benutzer melden Sie sich im Ärzteportal im ersten Schritt durch Eingabe Ihrer E-Mail-Adresse und Ihres Passwortes an.

Weiterhin besteht hier die Möglichkeit, sein Passwort direkt zurückzusetzen, sollte man es vergessen haben.

Der Schutzbedarf beim Zugriff auf personenbezogene und medizinische Daten erfordert eine höhere Sicherheitsstufe.

Zum Schutz dieser sensiblen Daten wird daher ein zusätzliches Benutzerauthentifizierungsverfahren, die sog. Zwei-Faktor-Authentifizierung (2FA), genutzt, welche eine zweite, (von E-Mail-Adresse und Passwort) unabhängige Bestätigung der Identität des Benutzers sicherstellt. Realisiert wird dieses Verfahren über die mobile Helios Safe App, die auf einem Gerät (Smartphone) des Benutzers installiert ist.

Bei der Zwei-Faktor-Authentifizierung wird die Identität des Benutzers durch die kombinierte Nutzung von zwei voneinander unabhängigen, nur für ihn verfügbare Faktoren, nämlich Besitz (des Smartphones) und Wissen (PIN/Fingerabdruck/Gesichtserkennung zur Entsperrung), überprüft.

Daher wird im zweiten Schritt der zusätzliche Autorisierungsprozess gestartet und zunächst ein sog. SmartIcon im Browser angezeigt.

Gleichzeitig wird eine Anfrage an die Helios Safe App auf Ihrem Smartphone gesendet.

Nach Entsperrung der App durch das auf dem Gerät genutzte Verfahren zur Geräteentsperrung (PIN-Eingabe, Fingerabdruck, Gesichtserkennung) werden in der App mehrere sog. SmartIcons angezeigt.

Sie müssen dort nun das im Browser angezeigte Bild auswählen. Nach der erfolgreichen Freischaltung über die Helios Safe App wird im Browser automatisch zu dem gewünschten Service weitergeleitet.

5. Oberfläche Ärzteportal

Nach erfolgreichem Login wird die Übersichtsseite des Ärzteportals mit der Liste der Patienten, die Ihnen eine Freigabe erteilt haben, aufgerufen.

In jeder Tabellenzeile wird ein Patient aufgeführt. Neben den identifizierenden Daten (mit Name, Vorname und Geburtsdatum) sind für jeden Patienten in den weiteren Spalten insbesondere die Art der vorliegenden Informationen (Diagnosen, Dokumente, Therapien) und über die „Details“-Schaltfläche die Auswahl des gewünschten Patienten möglich.

Vorliegende Daten (grüne Schaltflächen in der „Daten“-Spalte) können direkt durch einen Klick abgerufen werden.

Durch Klick auf die Bezeichnung einer Tabellenspalte kann die Tabelle jederzeit nach dieser Spalte sortiert werden, wobei jeder weitere Klick die Sortierreihenfolge umkehrt (auf-/absteigend).

Über die Schaltfläche „Daten aktualisieren“ kann nach neu eingestellten Daten gesucht werden. Bei der Anmeldung wird automatisch eine Datenaktualisierung durchgeführt (daher kann der Aufbau der Patientenliste etwas Zeit beanspruchen), sodass die Benutzung dieser Funktion direkt nach der Anmeldung nicht sinnvoll ist.

Die am Seitenkopf neben dem Helios-Logo aufgeführten Begriffe „Patientendaten“ (ruft die Patientenliste auf), „Benutzerkonto“ (ruft die Administration des Benutzerkontos auf) und „Abmelden“ (Verlassen des Patientenportals) finden sich auf jeder Seite und können daher von überall aus genutzt werden.

Die Daten eines einzelnen Patienten werden über die Schaltfläche „Details“ aufgerufen.

6. Benutzerkonto

In diesem Bereich finden Sie alle Funktionen zusammengefasst, mit denen Sie Ihr Benutzerkonto verwalten können.

Dies betrifft zum einen die im Portal vorgehaltenen Arzt- und Praxisdaten, die Ihren Patienten helfen, Sie zu finden.

Zum anderen können Sie hier an zentraler Stelle Ihre Zugangsdaten (E-Mail-Adresse, Passwort, 2FA) verwalten.

Schließlich ist hier auch die Löschung Ihres Benutzerkontos möglich.

6.1. Arztdaten ändern

Hier können Sie folgende Daten bearbeiten/ergänzen:

• Nachname
• Lebenslange Arztnummer (LANR)
• Akademischer Titel
• Fachgebiete

Nach Klick auf die „Speichern“-Schaltfläche werden Ihre Änderungen/Ergänzungen übernommen.

6.2. Praxisdaten ändern

Hier können Sie folgende Daten bearbeiten/ergänzen:

• Betriebsstättennummer (BSNR)
• Praxisname
• Strasse und Hausnummer
• Postleitzahl
• Ort

Nach Klick auf die „Speichern“-Schaltfläche werden Ihre Änderungen/Ergänzungen übernommen.

6.3. E-Mail-Adresse ändern

Bei Bedarf können Sie hier eine neue E-Mail-Adresse für die Anmeldung festlegen. Geben Sie hier zunächst Ihre neue E-Mail-Adresse ein und klicken auf ‚Weiter‘ (Ihre derzeit zur Anmeldung genutzte E-Mail-Adresse wird hier zur Information ebenfalls angezeigt).

Zur endgültigen Aktivierung der neuen E-Mail-Adresse ist noch die Bestätigung dieser E-Mail-Adresse notwendig. Hierzu erhalten Sie daher eine einen Bestätigungscode enthaltende E-Mail an die neue Adresse.

Bitte klicken Sie auf den darin enthaltenen Bestätigungslink oder kopieren Sie den Code in der E-Mail in das Eingabefeld für den Bestätigungscode des geöffneten Browser-Fensters.

Nach erfolgreicher Änderung denken Sie bitte daran, bei der nächsten Anmeldung im Ärzteportal die neue E-Mail-Adresse zu benutzen.

6.4. Passwort ändern

Bei Bedarf können Sie hier ein neues Passwort für die Anmeldung festlegen. Geben Sie zunächst Ihr aktuelles Passwort ein und klicken auf ‚Weiter‘.

Im nächsten Schritt geben Sie Ihr neues Passwort ein und wiederholen bitte die Eingabe, um Eingabefehler auszuschließen.

Die Anforderungen an die Komplexität des Passwortes entsprechen jenen bei der Registrierung: 8-50 Zeichen, mindestens ein Groß- und ein Kleinbuchstabe, eine Zahl und ein Sonderzeichen. Die Erfüllung der jeweiligen Kriterien wird Ihnen durch die grünen Häkchen angezeigt.

Nach erfolgreicher Änderung des Passwortes benutzen Sie bei der nächsten Anmeldung im Ärzteportal bitte das neue Passwort.

6.5. Benutzerkonto löschen

Sollte Ihnen das Helios Ärzteportal nicht mehr zusagen, nicht Ihre Erwartungen erfüllen oder nicht Ihren Wünschen entsprechen, können Sie Ihr Benutzerkonto jederzeit löschen.

Uns liegt sehr an der Zufriedenheit der Benutzer mit dem Ärzteportal und an dessen stetiger Verbesserung im Hinblick auf den Nutzen für die Teilnehmer. Deshalb sind wir sehr interessiert an Ihrem Feedback und würden uns sehr freuen, wenn Sie uns Ihre Erfahrungen mit dem Ärzteportal mitteilen würden und das entsprechende Formular ausfüllen würden. Vielen Dank.

Bitte beachten Sie bei der Kontolöschung Folgendes:

Die Löschfunktion entspricht dem in Artikel 17 der EU-DSGVO (Datenschutz-Grundverordnung) festgeschriebenen Recht auf Löschung – dem sog. ‚Recht auf Vergessenwerden‘.
Dies bedeutet, dass alle im Helios Ärzteportal für Sie und von Ihnen vorgehaltenen Daten und über Sie gespeicherten Informationen restlos und endgültig gelöscht werden. Dies betrifft:

• Persönliche Daten (Namens-, Arzt-, Praxisdaten etc.)
• Kontodaten (Zugangsdaten, Helios Safe App Daten)
• Alle von Patienten für Sie erteilten Freigaben

Die Löschung des Benutzerkontos im Ärzteportal ist endgültig und nicht umkehrbar. Ein Zugriff auf die zum Zeitpunkt der Löschung vorliegenden Daten ist nach der Löschung nicht mehr möglich.

Selbstverständlich kann jedoch ein neues Benutzerkonto angelegt werden und nach Freischaltung durch Patienten auch wieder Daten in das Ärzteportal übertragen werden.

Technisch findet die Kontolöschung wie folgt statt:

Nachdem Sie die Funktion zur Kontolöschung ausgewählt haben und diesen Wunsch durch Anklicken des ‚Weiter‘-Knopfes bestätigt haben, wird ein Bestätigungscode an Ihre E-Mail-Adresse versendet.

Bitte klicken Sie auf den darin enthaltenen Bestätigungslink oder kopieren Sie den Code in der E-Mail in das Eingabefeld für den Bestätigungscode des geöffneten Browser-Fensters.

Abschließend noch den ‚Benutzerkonto löschen‘-Schalter klicken und das Benutzerkonto wird nun gelöscht.

6.6. Helios Safe App sperren/wiederherstellen

Die mittels der Helios Safe App realisierte Zwei-Faktor-Authentifizierung über einen unverwechselbaren Code auf dem Smartphone ist immer fest an das jeweilige Gerät gebunden.

Bei Verlust/Diebstahl des Smartphones kann daher bis zur Wiederherstellung zur Sicherheit eine Sperrung der Helios Safe App veranlasst werden, um einen Missbrauch auszuschließen und um die Zeit bis zur Beschaffung eines neuen Gerätes zu überbrücken.

Unabhängig von einer eventuellen Sperrung ist jederzeit auch eine Wiederherstellung der Zwei-Faktor-Authentifizierung auf einem anderen Gerät möglich, etwa im Sinne einer Übertragung auf ein neu beschafftes Smartphone. Mit der Etablierung der Zwei-Faktor-Authentifizierung auf dem neuen Gerät erfolgt automatisch eine Deaktivierung des Altgerätes.

Zu einem Benutzerkonto kann immer nur genau eine aktive Zwei-Faktor-Authentifizierung auf einem Gerät angelegt werden.

1. Sperrung

Nach Aufruf der Sperr-Funktion und Bestätigung ist es nicht mehr möglich, auf Funktionen der höheren Sicherheitsstufe zuzugreifen. Hierzu ist eine Reaktivierung erforderlich, welche über das nachfolgend geschilderte Wiederherstellungsverfahren erfolgt.

2. Wiederherstellung

Die Wiederherstellung dient der Reaktivierung von gesperrten Helios Safe Apps (und zur Übertragung dieses Codes auf ein anderes oder neues Smartphone).

Gleichzeitig erfolgt automatisch die Deaktivierung der Helios Safe App auf dem Altgerät, bzw. dem verlorenen/gestohlenen Gerät.

Die Wiederherstellung erfolgt direkt auf dem Smartphone. Starten Sie dort die Helios Safe App und wählen unten ‚Mehr‘ für weitere Funktionen.

Hier initiieren Sie die Wiederherstellung über die Wahl von ‚Konto wiederherstellen‘.

Zunächst geben Sie bitte Ihre E-Mail-Adresse und Ihr Passwort für das Patientenportal ein, so wie auch bei jeder Anmeldung im Patientenportal.

Im zweiten Schritt geben Sie bitte den bei der Einrichtung der Helios Safe App (hoffentlich) notierten 8-stelligen Wiederherstellungscode ein.

Sollten Sie nicht mehr über den Wiederherstellungscode verfügen, lesen Sie bitte unten weiter.

Nach Eingabe des korrekten Wiederherstellungscodes wird ein ebenfalls 8-stelliger Bestätigungscode an Ihre E-Mail-Adresse versendet, welchen Sie bitte im nächsten Schritt eingeben.

Wurde auch dieser Code korrekt eingegeben, ist die Wiederherstellung abgeschlossen und Sie können das Patientenportal wieder vollumfänglich nutzen. Bitte notieren Sie in jedem Falle den angezeigten neuen Wiederherstellungscode!

Wenn kein Wiederherstellungscode verfügbar ist:

In diesem Falle wird folgendes Verfahren durchlaufen, welches eine Übermittlung des an zentraler Stelle vorgehaltenen Codes an die korrekte Person sicherstellt, bzw. bei Nichterfüllung dieser Voraussetzung einen Missbrauch ausschließt.

Voraussetzung zur Ausgabe des Wiederherstellungscodes ist die eindeutige Identifikation der Person. Sie werden daher aufgefordert, nochmals Ihre Identität mittels POSTIDENT-Verfahren zu bestätigen.

Über die erfolgreiche Feststellung Ihrer Identität werden Sie per E-Mail benachrichtigt und Ihnen der Wiederherstellungscode per Briefpost an Ihre Praxisadresse übermittelt.

7. Datenschutz und -sicherheit

Wir haben uns bei der Entwicklung des Ärzteportals nach den höchsten Sicherheitsstandards gerichtet, um die sensiblen Gesundheitsdaten so effektiv wie möglich vor unbefugtem Zugriff zu schützen. Das fordert sowohl das Datenschutzrecht als auch unsere eigene, feste Überzeugung.

Das Ärzteportal befindet sich funktional und organisatorisch auf dem neuesten Stand der Technik. Hier stellen wir Ihnen die wichtigsten Aspekte vor:

• Sicherheitsmerkmale
  • Alle Gesundheitsdaten, wie Arztbriefe oder Laborbefunde, die während der Behandlung von Patienten im Krankenhaus erstellt werden, werden ausschließlich im Rechenzentrum der jeweiligen Helios Klinik, dem sogenannten Krankenhausinformationssystem (KIS), gespeichert. Das ist Standard in allen Krankenhäusern.
  • Das Ärzteportal wird ausschließlich vom EDV-Team der Helios Einrichtungen betrieben. Es sind keine externen IT-Dienstleister an der Speicherung der Gesundheitsdaten beteiligt.
  • Das Ärzteportal bietet Ihnen die Möglichkeit, die Gesundheitsdaten der von Ihnen behandelten Patienten einzusehen. Dafür müssen diese die Datenübertragung an Sie im Patientenportal explizit freischalten.
  • Der vierstufige Registrierungsprozess (Registrierung, Helios Safe App, Identitätsprüfung und Praxiszuordnung) stellt sicher, dass kein unbefugter Dritter auf Ihr Benutzerkonto zugreifen kann.
• Sicherheitsstandards
  • Das Ärzteportal ist Teil der nach ISO/IEC 27001:2013 zertifizierten Datenverarbeitungsanlagen der Helios Kliniken.
  • Das Ärzteportal wird jährlich in einem externen und unabhängigen Audit durch den TÜV Rheinland geprüft.
• Datenschutz
  • Die Gesundheitsdaten eines Patienten werden erst dann von einer behandelnden Helios Einrichtung in das Patientenportal übertragen, wenn dieser die Datenübertragung explizit freischaltet.
  • Es werden nur Daten übertragen, die ab dem Zeitpunkt der Freischaltung generiert werden. Dies schließt eine retrospektive Datenübertragung aus.
  • Ohne diese Einwilligung werden keine Daten in das Patientenportal übertragen. Daher können diese sensiblen Daten auch nicht rückwirkend – also z.B. nach dem Löschen des Benutzerkontos des Patienten – wiederhergestellt werden.
  • Umfang, Art und Dauer der vom jeweiligen Patienten für Sie als behandelnden Arzt freigegebenen Daten werden von diesem explizit spezifiziert.